Kurz gesagt: Für den Nachweis von KI-Kompetenz gibt es kein amtliches Formular. Sinnvoll ist eine schlanke Dokumentation, die zeigt, was eingesetzt wird, wer geschult wurde und welche Regeln gelten.
Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt den Stand zum 30. Oktober 2026 in einfacher Sprache und ersetzt keine Beratung durch eine Anwältin oder einen Anwalt. Wo die Rechtslage nicht abschliessend geklärt ist, steht es ausdrücklich da. Massgebend ist immer der amtliche Text auf EUR-Lex.
Was Sie dokumentieren sollten
Artikel 4 KI-VO verlangt keinen bestimmten Beleg. Aufsichts- und Fachstellen empfehlen aber, nachvollziehbar festzuhalten, wie Sie für Kompetenz sorgen. So kann Ihr Betrieb später zeigen, dass er sich bemüht hat. Die Bundesnetzagentur in Deutschland empfiehlt diese Dokumentation auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz.
- KI-Inventar: welche Werkzeuge, für welche Aufgaben, wer nutzt sie.
- Rollen: wer braucht welches Mass an Kenntnissen.
- Schulungen: Datum, Inhalte, Teilnehmende, durchführende Stelle.
- Regeln: Ihre KI-Richtlinie mit Versionsstand.
- Verantwortliche: wer pflegt das Ganze, wer ist Anlaufstelle.
- Auffrischung: wann zuletzt geprüft, was geändert wurde.
Datenschutz beim Nachweis
Teilnehmerlisten enthalten Personendaten. Bewahren Sie sie nur so lange und so zugriffsgeschützt auf, wie es nötig ist (revDSG). Ausreichend ist meist Name, Rolle, Datum und Thema, keine Bewertung der Person.
Was Dokumentation nicht leistet
Papier ersetzt keine Kompetenz. Wenn die Dokumentation behauptet, was im Alltag nicht gelebt wird, hilft sie wenig. Ob Aufsichtsbehörden bei Art. 4 konkrete Belege verlangen werden, ist noch nicht abschliessend geklärt.
Vorlage als Tabelle
Die folgende Tabelle ist ein Vorschlag, den Sie in ein Tabellenblatt übernehmen können. Sie ist weder amtlich noch von einer Behörde vorgegeben.
| Datum | Wer (Rolle) | Werkzeug | Thema der Schulung | Durchgeführt von | Nächste Auffrischung |
|---|---|---|---|---|---|
| TT.MM.JJJJ | Sachbearbeitung | Chatbot für Texte | Grundlagen, Datenregeln | intern / extern | MM.JJJJ |
| TT.MM.JJJJ | Leitung | Alle eingesetzten | Risiken, Freigabeprozess | intern / extern | MM.JJJJ |
| TT.MM.JJJJ | Neue Mitarbeitende | Siehe Inventar | Einführung nach Eintritt | intern | MM.JJJJ |
Das KI-Inventar in drei Spalten
Ergänzend genügt ein einfaches Inventar: Werkzeug (zum Beispiel ein Chatbot, ein Übersetzer, eine Bildfunktion), Zweck (wofür wird es genutzt) und Verantwortliche Person. Vergessen Sie nicht die KI-Funktionen, die in bestehender Software eingebaut sind, etwa in Office-Programmen oder Buchhaltungslösungen.
Ablage und Aufbewahrung
Legen Sie das Ganze an einem Ort ab, auf den die Verantwortlichen Zugriff haben, und halten Sie den Stand mit Datum fest. Bei Änderungen ersetzen Sie nichts stillschweigend, sondern ergänzen eine neue Zeile. So bleibt nachvollziehbar, was zu welchem Zeitpunkt galt. Bestimmen Sie eine Person, die die Tabelle pflegt, und eine Stellvertretung. Prüfen Sie einmal im Jahr, ob alle Werkzeuge im Inventar noch im Einsatz sind und ob neue dazugekommen sind. Ein kurzer Vermerk mit Datum genügt, wenn sich nichts geändert hat.
Häufige Irrtümer beim Nachweis
- «Mehr Papier ist besser.» Nein. Eine kurze, gepflegte Tabelle ist mehr wert als ein dicker Ordner, den niemand liest.
- «Die Teilnehmerliste genügt.» Sie zeigt nur, wer da war, nicht was vermittelt wurde.
- «Wir dokumentieren erst, wenn jemand fragt.» Dann fehlen oft die Angaben zu früheren Terminen. Besser laufend führen: Tragen Sie jede Schulung am selben Tag ein, an dem sie stattfand, und lassen Sie die Verantwortliche oder den Verantwortlichen kurz gegenzeichnen. Das dauert zwei Minuten und erspart später aufwendiges Nachrecherchieren, falls ein Auftraggeber oder eine Behörde nachfragt.
Häufige Fragen
Gibt es eine Vorlage von der EU?
Uns ist keine verbindliche Vorlage bekannt. Nach den neueren Fassungen soll die Kommission praktische Beispiele bereitstellen. Prüfen Sie das auf der EU-Informationsplattform.
Reicht eine Teilnehmerliste?
Sie ist ein Baustein. Dazu gehören Inventar, Regeln und Verantwortliche.
Wie lange aufbewahren?
Das ist nicht vorgeschrieben. Wählen Sie einen nachvollziehbaren Zeitraum und prüfen Sie ihn mit Ihrer Datenschutzstelle.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 2, 3 Nr. 56 und 4, EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), EUR-Lex
- Bundesrat: Auslegeordnung KI-Regulierung und Europarats-Konvention, admin.ch
- Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO)
- Homburger: Die EU verabschiedet die KI-Verordnung (Wirkung auf Schweizer Unternehmen)
- Bundesamt für Justiz: Künstliche Intelligenz
Stand: 30. Oktober 2026.